Inngående dokumenter - EHF

Når oppsett av dokumentutsendelse og/eller EHF modulen er gjort vil det dukke opp noen ekstra menypunkter i SAP B1 hovedmeny.

Inngående dokumenter

Dette finner du under Innkjøp -> Innkommende dokumenter. Menypunktet vil bare finnes hvis EHF modul er aktivert. Når du åpner skjermbildet vil alle innkommende EHF dokumenter vises i en liste. De vil ligge i denne listen helt til de er registrert i SAP B1.

Foran hvert dokumentnummer i listen er det en gul pil. Trykker du på denne vises en "PDF - kopi" av dokumentet for verifikasjon. Noen leverandører sender dette med EHF filen som standard, mens noen ikke legger ved noen form for visuell kopi i det hele tatt. Det er ikke påkrevet i EHF sammenheng. I siste kolonnen "Vedlegg" vises antall vedlegg som følger med EHF filen. Klikk på gul pil her vil åpne alle vedlegg. 

Løsningen prøver å finne forretningspartner i SAP Business One, og denne vil vise i kolonne "FP Kode" og "FP Navn" hvis denne finnes. Hvis disse kolonnene er blanke er dette på grunn av manglende organisasjonsnummer registrert på forretningspartner eller rett og slett manglende forretningspartner. Du legger da inn forretningspartner manuelt ved å søke i systemet fra disse feltene.

Når forretningspartner er fyllt ut på dokumentlinjen kan du opprettet dokumentet i SAP B1. Men først må du velge hvilken dokumenttype du ønsker å opprette. Det gjør du i kolonnen for "Vare / Tjeneste Type". Her velger du mellom "tjeneste" eller "vare". "Tjeneste" er for å føre varelinjene direkte mot hovedbokskonto. "Vare" er for å føre varelinjer med varenumre slik at du kan koble mot innkjøpsordre / varemottak og få oppdatert varebeholdningen.

 

Opprett dokument type "tjeneste"

Du oppretter dokumentet ved å merke linjen og trykke "Opprett dokument". Det vil da opprettes et parkert bilag i SAP B1 med innhold fra EHF filen. Dette parkerte bilaget vil åpnes og vises slik at det kan verifiseres med PDF kopi og opprettes. For å opprette det parkerte bilaget klikker du "Opprett".

 

Opprett dokument type "vare"

Du oppretter dokumentet ved å merke linjen og trykke "Opprett dokument". Når du velger dokumenttype "vare" vil du først få opp et avstemming / matche - skjermbilde for å koble varelinjene mot varelinjer i innkjøpsordre eller varemottak i SAP.

mceclip0.png

Tabellen i toppen av skjermbildet viser varelinjene fra det elektroniske dokumentet. Kolonner:

  • DocNum - Fakturanummer
  • Ref. - Linjenummer i PO / PO nummer.
  • Linje - Linjenummer i elektronisk dokument
  • Vare - SAP B1 Varenummer
  • FP Kat. Nr. - Leverandørens varenummer
  • EAN - Standard varenummer / strekkode
  • Beskrivelse - Varebeskrivelse
  • Pris - Varens pris fra el. dokument.
  • Kvantum - Antall fra el. dokument.
  • Enhet - Varens enhet fra el. dokument.
  • Avstemt kvt. - Antall fra varelinjen som er koblet/matchet mot en innkjøpsordre eller varemottak i SAP B1.
  • Linjetotal - Linje totalsum

Match på varenummer

Hvis SAP B1 varenummer kolonnen mangler verdier betyr det at løsningen ikke finner hvilken B1 vare som tilsvarer varen i det elektroniske dokumentet. Matching av varer skjer på følgende:

  • FP Katalognummer - I dette registeret, som er tilgjengelig på varestamdata ved å høyreklikke, kan du spesifisere varenummer for forskjellige leverandører som tilsvarer ditt SAP B1 varenummer.
  • Strekkode / EAN - Hvis du bruker standardiserte strekkoder i EAN format (tilgjengelig på varestamdata) så vil disse også kunne matches med varen i det elektroniske dokumentet.

Avstemt kvantum

Når varen er funnet kan du koble varelinjen fra det elektroniske dokumentet mot en varelinje fra et varemottak eller en innkjøpsordre i SAP B1. Dette gjøres ved å merke linjen. Da får du opp tilsvarende varelinjer fra varemottak / innkjøpsordre i den nederste tabellen. Du kan velge en av varelinjene ved å krysse av i kolonnen "velg". Når dette gjøres vil antallet oppdateres i kolonnen "avstemt kvt." i den øverste tabellen. Dette betyr at varelinjen i det resulterende fakturadokumentet vil være koblet mot varemottaket slik at varelinjen i varemottaket lukkes.

PS: Du kan også velge å ikke koble varelinjene mot noe innkjøpsdokument. Da vil "avstemt kvt." være 0. Disse varelinjene vil likevel følge med på fakturadokumentet - men da ikke være koblet mot et varemottak / innkjøpsordre. Merk at hvis disse varene er lagervarer så vil de derav også øke antallet på lager.

Når du er ferdig med å oppdatere og koble varelinjer kan du trykke "opprett dokument" for å opprette et ferdig utfylt parkert fakturadokument.

 

Finne igjen parkert dokument

Hvis du velger å vente med å opprette det parkerte bilaget vil du finne det igjen ved å gå til Innkjøp -> Innkjøpsrapporter -> Rapport: Parkerte bilag.

 

DocId: 001

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer