Krav til stamdata ifbm. EHF

Når man sender faktura og andre dokumenter som PDF pr. epost eller i vanlig brevpost er kravet til innholdet at personen som mottar dokumentet er i stand til å lese det og forstå innholdet. Med EHF er det meningen at maskiner skal lese dokumentene. Det setter noen flere krav til innholdet - at vi bruker samme "språk" i begge ender. Det er derfor ekstra viktig å ha kontroll på stamdata.

Firmaoppsett

Under Administrasjon -> Systemoppsett -> Firmaoppsett finner du oppsett for eget firma. Pass på at informasjonen her til en hver tid er riktig. Det er denne informasjonen som sendes til kunde (eller leverandør). Spesielt viktig er:

  • Firmanavn og adresse under Generelt -> Lokalt språk.
  • Foretaksnummer under regnskapsdata.
  • Hovedbankforbindelse under basisoppsett.

Forretningspartner stamdata

Informasjon om kunden er også viktig. Spesielt:

  • Foretaksnummer.
  • Minst en kontaktperson.
  • Adresser med gate, sted, postnummer og land.

Teknisk sett så er det foretaksnummer som brukes som mottaks-adresse for kunde / leverandør i EHF sammenheng. I noen tilfeller kan også GLN brukes. Fyll derfor ut begge disse feltene hvis informasjonen finnes.

Varestamdata

Under varestamdata er disse feltene viktige:

  • Navn på innkjøp- og salgskvantumsenhet. Disse skal være fra en av følgende kodelister:
    UN/ECE Recommendation 20: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNECERec20/
    UN/ECE Recommendation 21: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNECERec21/
  • FP-Katalognummer. Ved å høyreklikke på varestamdata får du opp valget "FP-Katalognumre". Disse brukes til å matche varenummer fra leverandør til egne varenumre. De sendes også med til kunde hvis det er spesifisert pr. kunde.
  • Strekkode. Hvis varen har en EAN strekkode tilknyttet vil denne i likhet med FP-Katalognumre kunne brukes for match på vare fra / til leverandør / kunde.
  • UNSPSC - eget brukerdefinert felt for varekategori. Dette sendes også med i utgående dokumenter, og kan i fremtiden brukes til automatisk kontooppslag ved mottak. Mer informasjon her: https://www.gs1.no/support/standardbibliotek/dele/unspsc

Bankkonto

På både egne og bankkonto for forretningsparter er det viktig å være nøye med informasjonen. Se mer om dette her: Administrasjon av banker og bankkontoer

Land

SAP Business One har et eget register over land. Disse finner du under Administrasjon -> Definisjon -> Forretningspartnere -> Land. Første kolonne "Kode" i denne tabellen er etter standarden "ISO 3166-1:Alpha2": https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/ISO3166/

Pass på å ikke opprette land med annen kode enn dette.

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer